نصب ابزارهای هوش تجاری در اکسل ۲۰۱۶

مایکروسافت جهت اضافه کردن قابلیت هوش تجاری به اکسل، یک سری ابزار توسعه داده است که عبارتند از:

  • Power Query
  • Power Map
  • Power View
  • Power Pivot

این ابزارها در اکسل ۲۰۱۶ قرار دارند و باید فعال شوند. در ادامه به نحوه فعال سازی هر یک از این ابزارها می‌پردازیم.

Power Query

این ابزار به صورت پیش فرض در اکسل قرار دارد و احتیاج به فعالسازی ندارد. برای استفاده از این ابزار مطابق شکل به تب Data و بعد قسمت Get & Transform مراجعه کنید و پس از آن بر روی گزینه Power Query‌ کلیک کنید.

Data -->> Get & Transform -->> Power Query

Power Map، Power View، Power Pivot

این سه ابزار به صورت پیش فرض در اکسل ۲۰۱۶ قرار دارند اما فعال نیست. برای فعالسازی این سه ابزار مراحل زیر را طی کنید:

  1. ابتدا تب File  را انتخاب کنید.
  2. از منو باز شده، گزینه Option را انتخاب کنید.
  3. در صفحه باز شده گزینه Add-ins را انتخاب کنید.
  4. در پنجره سمت راست، قسمت پایین و در قسمت Manage‌ گزینه Com Add-ins این را انتخاب کنید.
  5. در پنجره باز شده، سه گزینه Microsoft Power Map for Excel، Microsoft Power View for Excel، Microsoft Power Pivot for Excel را انتخاب کنید.

این سه ابزار به محیط اکسل اضافه می شوند. در ادامه آموزش تصویری این سه ابزار را مشاهده می‌کنید.

اتوپیا: هوش تجاری سلف سرویس

در سال های اولیه تولد هوش تجاری، پس از استقرار موفق هوش تجاری در سازمان‌ها و پس از آنکه مدیران با سرعت، دقت و دیگر قابلیت های هوش تجاری آشنا میشدند، تعداد زیادی درخواست طراحی دشبورد و شاخص به تیم هوش تجاری اعلام می شد و تیم هوش تجاری پس از مدت کوتاهی با کوهی از درخواست ها مواجه میشدند که پاسخ دهی به آنها بسیار زمانبر و هزینه بر بود. در اینجا بود که ایده هوش تجاری سلف سرویس مطرح شد. موسسه گارتنر هوش تجاری سلف سرویس را این گونه تعریف می کند: هوش تجاری سلف سرویس ابزار و معماری است که کاربران می توانند گزارشات و تحلیل های مورد نیاز خود را با کمک آن و بدون مراجعه به تیم آی تی، طراحی کنند.

در حال حاضر ارائه هوش تجاری سلف سرویس اولویت اول بسیاری از تیم های هوش تجاری است چون تصور کلی آن است که اگر کاربران به راحتی به ابزار هوش تجاری دسترسی داشته باشند، می توانند سوالات مربوط به کسب و کارشان را بدون مراجعه به تیم آی تی شرکت برطرف کنند. از طرف دیگر تیم آی تی شرکت  هم با کوهی از درخواست ها و گزارشات مواجه نمی شود. اما در عمل اغلب این اتفاق نمی افتد و هوش تجاری سلف سرویس به عوامل مختلفی مثل کارکنان، پیچیدگی کسب و کار و داده ها و … بستگی دارد.

برای آنکه بدانید چه دسته‌ای از کاربران بهترین کاندید برای استفاده از هوش تجاری سلف سرویس هستند، ابتدا باید انواع کاربران هوش تجاری و نحوه ارتباط آنها را با سامانه هوش تجاری بشناسید. در تصویر زیر طیف انواع کاربران هوش تجاری را مشاهده می کنید. تفاوت انواع کاربران هوش تجاری با توجه به درجه دانش فنی کاربر، میزان نیاز به بخش آی تی و پیچیدگی گزارش‌های مورد نیاز مشخص می شود. به عنوان مثال کاربری را تصور کنید که به اس کیو ال مسلط است و به دیتابیس شرکت هم دسترسی دارد. این کاربر به راحتی هر گزارشی که نیاز دارد را بدون درخواست از آی تی شرکت تهیه می‌کند. این دسته از کاربر در یک سمت طیف قرار داردند و از آنجاییکه هم مهارت و هم اجازه دسترسی به همه داده‌ها را دارند در تصویر زیر با نام “دسترسی به همه داده ها مشخص شده اند. از طرف دیگر، کاربرانی قرار دارند که تقریبا هیچ دانش اس کیو ال ندارند و به دیتابیس شرکت هم دسترسی ندارند. افرادی مثل راننده های شرکت، فروشند ها و اپراتورهای مرکز تماس. این دسته کاربران فقط گزارشات و دشبوردهای ثابت را مشاهده می کنند و اطلاعاتی مانند تعداد مشتریان، میزان سفارشات فروش و … را با توجه به منطقه و زمان فیلتر می کنند. این نوع از کاربران هوش تجاری در سر دیگر طیف قرار دارد و با نام “دیدن گزارشات” مشخص شده اند.

کاربران مربوط به قسمت “دسترسی به همه داده ها اغلب برای یافتن پاسخ‌ها سوالات کسب و کار و تهیه گزارشات خود به تیم هوش تجاری نیاز ندارند و می‌توانند به راحتی گزارشات مورد نظر خود را شخصا تهیه کنند. در مورد کاربران مربوط به قسمت “دیدن گزارشات” نیز اغلب اوقات به گزارشات پیچیده‌ای نیاز ندارند و در اکثر موارد تیم هوش تجاری پیشتر درگیر گزارشات این چنینی شده است و از قبل آنها را طراحی و پیاده سازی کرده است.

کاربران مربوط به سه دسته “کوئری از داده‌های تمیز” و “مرور تصویری داده‌ها” و “دیدن اطلاعات در یک چشم بهم زدن” اغلب نیاز دارند که گزارشات و کوئری‌های خود را بنویسند و در عین حال هیچ دانش اس‌کیو‌ال ندارند. این دسته از کاربران بیشترین بهره را از هوش تجاری سلف سرویس می برند و بهترین کاندیدهای استفاده از هوش تجاری سلف سرویس هستند.

در مقالات بعدی به بررسی بیشتر این سه دسته می پردازیم.

هوش تجاری سازمانی در مقابل هوش تجاری دپارتمانی

سامانه هوش تجاری را به دو طریق هوش تجاری دپارتمانی و هوش تجاری سازمانی می توان توسعه داد. در روش اول در ابتدا سامانه هوش تجاری در یکی از دپارتمان‌ها یا واحدهای سازمانی مستقر می‌شود و سپس کل سازمان درگیر پروژه هوش تجاری میشود. در روش دوم از همان ابتدا سامانه هوش تجاری در سطح سازمانی طراحی و پیاده سازی می شود. هر روش مزایا و معایب خود را دارد و سازمان می بایست با توجه به شرایط خود، روش ایده‌آل را انتخاب کند. در ادامه این مقاله به بررسی برخی ویژگی‌های هر دو روش می‌پردازیم.

سازمان‌های که به تازگی با مفهوم داده‌های مجتمع، به‌کارگیری داده در تصمیمات و هوش تجاری آشنا شده‌اند، بهتر است که هوش تجاری را ابتدا در سطح یک دپارتمان یا یک واحد سازمانی پیاده سازی کنند و پس از آشنایی با مفاهیم آن و درگیری در چالش‌های طراحی و پیاده‌سازی هوش تجاری در سطح صرفا یک واحد سازمانی، اقدام به طراحی و پیاده سازی آن در سطح کل سازمان کنند. در مقابل سازمان‌های که پیش تر تجربه‌های در زمینه نرم‌افزارهای ERP و مجتع سازی داده‌ها داشته اند بهتر است که از همان ابتدا اقدام به پیاده سازی هوش تجاری در کل سازمان کنند.

در هوش تجاری دپارتمانی، اهداف، نیازمندی ها و محدودیت‌های یک واحد سازمانی ممکن است مخالف اهداف و نیازمندی‌های کل سازمان باشد. در یکی از شرکت های فعال در حوزه خودرو به چنین مشکلی برخوردم. واحد بازاریابی اقدام به پیاده سازی سامانه هوش تجاری کرده بود و با رصد مداوم بازار و بررسی ترندهای گذشته فروش و رفتار مشتریان، توانسته بود جذب مشتری و دریافت سفارش را افزایش دهد. افزایش جذب مشتری، هدف واحد بازاریابی بود در حالی که این هدف، با هدف شرکت مخالف بود و شرکت به علت محدودیت ها تولید علاقه ای به افزایش دریافت سفارش نداشت.

هوش تجاری سازمانی حتما باید از استاندارد خاصی پیروی کند، لایسنس‌های خاصی باید تهیه شود و هماهنگ با نرم‌افزارهای دیگر سازمان باشد. هوش تجاری دپارتمانی چنین محدودیت‌های ندارد و می‌تواند از هر نرم افزاری که کار می‌کند و جواب می‌دهد استفاده کند. به عنوان مثال، یکی از نر‌افزاهای پیاده سازی هوش تجاری نرم افزار اس کیو ال مایکروسافت است. در صورتی که روش هوش تجاری سازمانی پیاده سازی شود، جهت استفاده از تمامی امکانات این نرم‌افزار باید لایسنس آن تهیه شود در غیر این صورت کارایی لازم ندارد.

و در آخر اینکه هدف اصلی هوش تجاری دپارتمانی پیاده سازی سریع، تاثیر بر نحوه عملکرد و تصمیم گیری دپارتمان و بهبود آن است. در هوش تجاری سازمانی هر چند این هدف به صورت ضمنی وجود دارد، اما هدف اصلی کاربردی بودن و زنده بودن سامانه برای مدت طولانی است.

در صورتی که در مورد هر کدام از روش‌های هوش تجاری سازمانی یا هوش تجاری دپارتمانی تجربه یا نظری دارید، در قسمت “نظرات” با ما به اشتراک بگذارید.

چهار پیامد هوش تجاری که باید مراقب آن باشید

هوش تجاری کاتالیزور تغییرات است و تغییرات زیادی را در سازمان به وجود می آورد و اغلب کسانی که می خواهد وضع موجود را حفظ کند، با آن مخالفت میکنند و اصطلاحا سنگ لای چرخ آن میگذارند. هرچند به نظر بسیاری از مدیران، اجرای هوش تجاری، جهت پیاده سازی ماموریت شرکت الزامی است اما احساسات مختلفی را در افراد مختلف در سازمان به وجود می آورد و این احساسات مختلف ممکن است منجر به شکست پروژه هوش تجاری شود. از طرف دیگر، افرادی که ارزش هوش تجاری را بدانند و علاقمند به داشتن سازمانی بزرگ تر و کاراتر باشند، از هوش تجاری استقبال می کنند و در استفاده از آن موفق تر هستند.

در هر صورت سازمانها میبایست قبل از پیاده سازی سامانه هوش تجاری  نسبت به پیامدهای استفاده از آن نیز آگاه باشند و آن را مدیریت کنند. ۴ پیامد مهم استفاده از هوش تجاری عبارتند از:

  • ممکن است بین بخش آی تی و بخش کسب و کار جنگ قدرت رخ دهد. به خصوص زمانی که هر کدام از این قسمت ها کنترل اش را بر بخش تحت سرپرستی از دست بدهد و یا با قسمت دیگر بر سر روش و حوزه پروژه مخالف باشند.
  • بعضی از موقعیت های شغلی ممکن است از بین برود، مانند مسول تهیه گزارشات. این افراد به شدت با پیاده سازی سامانه هوش تجاری مخالفت میکنند.
  • مدیر بازاریابی ممکن است اخراج شود به خصوص زمانی که سامانه هوش تجاری نشان بدهد که چقدر کمپینگ های تبلیغاتی ضعیف اجرا شده است. این افراد هم احتمالا با پیاده سازی سامانه هوش تجاری مخالفت میکنند.
  •  احتمال تغییر منابع داده ای و نرم افزارهایی که هوش تجاری از آنها تغذیه می کند، همیشه وجود دارد و این تغییرات بر روی نتیجه سامانه هوش تجاری اثر میگذارد. به عنوان مثال شرکت تا کنون از نرم افزار هلو جهت انجام امور حسابداری استفاده می کرد، اما حالا تصمیم به استفاده از نرم افزار سپیدار کرده است. طراحی این دو نرم افزار متفاوت است و در نتیجه طراحی سیستم هوش تجاری که از این نرم افزار تغذیه می کند، نیز دچار تغییر می شود.

در شکل زیر ۴ پیامد مهم استفاده از هوش تجاری را مشاهده می کنید:

 

 

در صورتی که تجربه ای در این زمینه داشتید، لطفا در قسمت “نظرات” عنوان کنید.

 

شباهت هوش تجاری و مرغ سوخاری !!! D:

نوشته شده توسط فرد سندمارک

چند وقت پیش، یکی از دوستان دوران دانشگاه ام  عنوان کرد که هوش تجاری برای کاربر نهایی کاربردی نیست چون فقط سطح اطلاعات را نشان می دهد و وارد عمق داده ها نمی شود. بعد هم داشبوردها را با یک دستگاه اسکن مقایسه کرد و گفت که هر دو فقط سطح را نشان می دهند. نظر او با توجه به کارهایی که رییس من با دشبوردها انجام میداد و عطش فوق العاده بازار به ابزارهای هوش تجاری کاملا اشتباه بود.

نظرات او باعث شد تا جدی تر به هوش تجاری فکر کنم و دنبال مثال کاملا ملموسی برای توضیح ساختار و نحوه کارکرد هوش تجاری بگردم. به فکرم رسید که هوش تجاری از جهاتی شبیه مرغ سوخاری است. خواهش می کنم چند لحظه جلو لبخندتون را بگیرید تا بیشتر در مورد این شباهت توضیح دهم. دوستم هم بعد از این توضیحات قبول کرد که هوش تجاری به مرغ سوخاری بیشتر شبیه تا دستگاه اسکن.

همانطور که می دانید مرغ سوخاری از  سه قسمت اصلی تشکیل شده است. پوسته سوخاری، خوراک اصلی که همان گوشت مرغ است و نهایتا استخوان بندی داخلی. در این آنالوژی پوسته مثل دشبورد و المان های بصری دیگر است که کاربر نهایی آن را می بیند. خوراک اصلی یا همان گوشت مرغ مانند موتور تحلیلی است که داده های اصلی را برای دشبورد و المان های تصویری تهیه می کند. همان طور که گوشت مرغ قسمت اعظم مرغ سوخاری را تشکیل می دهد، موتور تحلیلی و داده ها هم قسمت اعظم سیستم هوش تجاری را تشکیل می دهد. استخوان بندی هم همان فریم ورک و ابزارهای هوش تجاری است که کل سیستم هوش تجاری را کنار هم قرار می دهد. استخوان مرغ سوخاری استفاده نمی شود اما عملا بدون وجود استخوان بندی، مرغ سوخاری هم وجود نداشت. به طور مشابه، فریم ورک و ابزارهای هوش تجاری هم مستقیما مورد استفاده قرار نمی گیرند اما عملا بدون آنها سیستم هوش تجاری وجود نداشت.

پوسته مرغ سوخاری از لحاظ بصری، جذاب و خوشمزه است اما وعده غذای اصلی نیست و ارزش غذایی چندانی ندارد. به طور مشابه در دشبوردها نیز، دشبوردها از لحاظ بصری زیبا و خیره کننده هستند اما ارزش اصلی دشبورد به موتور تحلیلی و داده های لایه زیرین است. از طرف دیگر، هر چقدر هم که پوسته مرغ سوخاری جذاب و خوشمزه به نظر برسد، اگر که گوشت مرغ به خوبی آماده نشده باشد، خشک و سفت باشد و به سختی بلیعده شود، عملا مرغ سوخاری ارزش اش را از دست می دهد و استفاده نمی شود. در مورد سیستم های هوش تجاری نیز این قانون برقرار است. هر چقدر هم که دشبوردها به زیبایی طراحی شده باشند، در صورتی که داده های درستی را نمایش ندهند و به سختی فهمیده شوند، عملا ارزشی ندارند و به کار گرفته نمی شوند.

امیدوارم شما هم مثل دوستم قبول کرده باشید که شباهت هوش تجاری به مرغ سوخاری بیشتر از دستگاه اسکن است و سیستم های هوش تجاری فقط یک تصویر اسکن ثابت را نشان نمی دهند، بلکه توسط داده های ارزشمند لایه های زیرین تغذیه می شوند.

 

 

 

 

 

از کدام استفاده کنیم؟ هوش تجاری در اکسل، پاور بی آی نسخه دسکتاپ یا پاور بی آی نسخه ابری (٣)

در مقاله و مقاله به بررسی دلایل استفاده و یا عدم استفاده از اکسل و پاور بی آی نسخه دسکتاپ پرداختیم. در این مقاله دلایل استفاده یا عدم استفاده از پاور بی آی نسخه ابری می پردازیم. برخی از این دلایل مربوط به نسخه رایگان پاور بی آی می شود و برخی دیگر مربوط به نسخه تجاری آن.

مزایای استفاده از نسخه رایگان پاور بی آی نسخه ابری

  • استفاده از آخرین تکنولوژی پاور کوئری و پاور پیوت
  • استفاده از آخرین تکنولوژی بصری سازی
  • فریم ورک اپن سورس ( افراد می توانند المان های بصری از جمله انواع نمودار و داشبورد خود را توسعه دهند و در داشبوردهای خود استفاده کنند و یا در office Store  قرار دهند.
  • پشتیبانی از HTML5 و واکنش گرایی ( دشبوردها بر روی هر مرورگر و هر گوشی به خوبی نمایش داده می شود)
  • رایگان بودن
  • اشتراک گذاری دشبورد نهایی از طریق فضای ابری
  • یکی کردن داده های موجود در منابع داده ای مختلف و نمایش آنها در یک داشبورد
  • پشتیبانی از تحلیل های که با کمک تکنیک های یادگیری ماشین ایجاد می شود
  • امکان ایجاد مدل داده ای پاور بی آی نسخه دسکتاپ و انتشار آن در نسخه ابری

 

امکانات اضافی در نسخه تجاری

  • امنیت در سطح هر سطر داده
  • به روز رسانی اتوماتیک منابع داده ای
  • اشتراک ایمیل

 

 

از کدام استفاده کنیم؟ هوش تجاری در اکسل، پاور بی آی نسخه دسکتاپ یا پاور بی آی نسخه ابری (۲)

در مقاله قبلی به دلایل استفاده یا عدم استفاده از اکسل به جای پاور بی آی پرداختیم. در این مقاله و مقاله بعد به دلایل استفاده از پاور بی آی به جای اکسل می پردازیم. دقت داشته باشید که پاور بی آی در دو نسخه ارائه می شود، یکی نسخه ابری پاور بی آی است که در فضای ابری و بر روی نت نتشر می شود و دیگری پاور بی آی نسخه دسکتاپ که در فضای ابری منتشر نمی شود. در این مقاله پاور بی آی نسخه دسکتاپ مورد بررسی قرار می گیرد.

اغلب افراد به دلایل زیر ترجیح می دهند که از پاور بی آی به جای اکسل استفاده کنند:

  • پاور پیوت و پاور کوئری در پاور بی آی جدیدتر و پایدارتر است به علاوه باگ کمتری دارد.
  • UI در پاور بی آی قدرتمند تر از اکسل است.
  • آخرین تکنولوژی های بصری سازی به عنوان قسمتی از پاور بی آی ارائه شده است.
  • رایگان است ( البته که در ایران بی معنی است 😀 ).

 

دلایل عدم استفاده از پاور بی آی:

  • کاربر نهایی که قصد استفاده از گزارشات و دشبورد را دارد، حتما باید نرم افزار پاور بی آی نسخه دسکتاپ را نصب کند. در حالی که در پاور بی آی نسخه ابری، کاربر نهایی ملزم به نصب نرم افزار خاصی نیست و صرفا باید به اینترنت دسترسی داشته باشد. در مورد اکسل هم، اغلب افراد مجموعه آفیس از جمله اکسل را به صورت نصب شده بر روی سیستم دارند.
  • واسط کاربری پاور بی آی نسخه دسکتاپ از پاور بی آی نسخه ابری، پیچیده تر است و استفاده از آن برای کاربر نهایی مشکل تر است.
  • ممکن است دیتا مدل بزرگ باشد و داده های زیادی در اختیار کاربر نهایی قرار بگیرد.

از کدام استفاده کنیم؟ هوش تجاری در اکسل، پاور بی آی نسخه دسکتاپ یا پاور بی آی نسخه ابری (۱)

فرمول کلی وجود ندارد. شما باید با توجه به شرایط خودتون و شرکت تون تصمیم بگیرید که از پاور بی آی استفاده کنید یا اکسل. اما به طور کلی اگر که شرایط زیر در شرکت شما حاکم بود، بهتر است که به سمت مدل سازی داده های شرکت با کمک اکسل بروید.

  • شرکت اجازه انتشار داده ها در فضای ابری را نمی دهد. می دانید که برای استفاده از پاور بی آی باید داده ها را در فضای ابری مایکروسافت منتشر کنید.
  • دپارتمان آی تی در شرکت شما دامنه powerbi.com را فیلتر کرده است و تحت هیچ شرایطی راضی نمی شود که فیلتر را بردارد.
  • کاربران نهایی داشبورد و کسانی که قرار است داشبورد را به کار بگیرند، به اینترنت، یا فضای ابری دسترسی ندارند.
  • شما به گزارشات استاندارد اکسل هم احتیاج دارید.
  • شیرپوینت در حال حاضر در شرکت شما پیاده سازی شده است و ترجیح می دهید که گزارشات تون در شیرپوینت منتشر شود.

گذشته از دلایل بالا که بیشتر شرایط شرکت را مورد بررسی قرار میداد، برخی افراد به دلایل شخصی ترجیح می دهند که از هوش تجاری در اکسل به جای پاور بی آی استفاده کنند. دلایلی مانند:

برخی افراد عاشق اکسل هستند و استفاده از اکسل را به هر نرم افزار دیگری ترجیح می دهند.

برخی افراد به نمودارهای پیچیده ای احتیاج دارند که در حال حاضر توسط اکسل پشتیبانی می شود اما توسط پاور بی آی نه.

دشبورد برخی افراد هم شامل داده های مدل شده می شود و هم داده های مدل نشده. برای این افراد اکسل ارجحیت بیشتری نسبت به پاور بی آی دارد.

دقت کنید که هوش تجاری در اکسل معایبی هم دارد. معایبی مانند:

پاور پیوت در اکسل ناپایدار است و ایجاد مشکل می کند.

ورژن سی و دو بیتی آفیس ممکن است داده های زیاد را به درستی مدیریت نکند.

در دو مقاله آتی به بررسی دلایل استفاده از پاور بی آی نسخه دسکتاپ و پاور بی آی نسخه ابری می پردازیم.

ویرایش اشکال در اکسل

برای ساخت نقشه ها و اینفوگرافیک ها در اکسل می توانید از یک ابزار شسته و رفته به نام Edit Point استفاده کنید.

برای استفاده از Edit Point کافی است که بر روی شکل کلیک راست کنید و گزینه Edit Point را مطابق با تصویر زیر انتخاب کنید.

با انجام این کار تعدادی نقاط کوچک اطراف شکل ظاهر می شود. این نقاط کاملا منعطف هستند. می توانید بر روی آنها کلیک کنید، حرکت دهید و شکلی که مدنظرتون هست را ایجاد کنید.

می توانید شکلی که ساختید را داخل یک دایره با حاشیه پهن و توپر قرار بدهید و شکلی مشابه شکل ذیر ایجاد کنید.

حالا با این اشکال چی کار کنیم؟

می توانید به عنوان اینفوگراف در دشبورد خودتون استفاده کنید.

می توانید فایل اکسل این اشکل را از اینجا دانلود کنید.