امکان به کار گیری هوش تجاری در تمامی صنایع و عملیات آنها وجود دارد. تمام افراد داخل سازمان و خارج از سازمان مانند مشتریان و تامین کنندگان می توانند به سامانه هوش کسب و کار دسترسی داشته باشند. همانطور که قبلا نیز اشاره شد، هوش تجاری تنها در صورتی ایجاد ارزش می کند که به صورت موثر توسط افراد به کار گرفته شود. بین استفاده موثر هوش تجاری و کارایی سازمان همبستگی وجود دارد. اما دسترسی بهتر به داده، کارایی را افزایش نمی دهد، بلکه آنچه باعث بهبود کارای می شود، نحوه استفاده از داده توسط شرکت ها است. در این مقاله و چند مقاله آتی به بررسی نحوه ایجاد ارزش توسط هوش تجاری در واحدهای مختلف سازمان می پردازیم
هوش تجاری جهت مدیریت و کنترل
هدف اولیه هوش تجاری در ابتدای تولد آن تهیه اطلاعاتی بود که مدیران بتوانند با استفاده از آن به لحظه از اتفاقات رخ داده در سازمان مطلع شوند. قبل از هوش تجاری، مدیران تا زمان انتشار گزارشات مالی سه ماهه، هیچ اطلاعاتی از سازمان نداشتند و اصطلاحا “پرواز کور” داشتند. با کمک هوش تجاری، اطلاعات در هر زمان در دسترس است. اطلاعاتی مانند:
• مقدار فروش در مناطق مختلف به تفکیک محصولات
• مقدار هزینه در مقایسه با بودجه
• موجودی انبار برای مواد خام یا محصولات
• مقدار فروش در مقابل فروش پیش بینی شده
در صورتی که هر یک از مقادیر بالا، خارج از محدوده مورد انتظار باشد، استفاده کنندگان هوش تجاری می توانند در سامانه کند و کاو کنند و علت را ریشه یابی کنند. به عنوان مثال، فرض کنید که مقدار درآمد در سال های مختلف در سامانه هوش تجاری نمایش داده شده است. درآمد در بهمن ۹۴ بسیار کمتر از ماه های دیگر است. فرض کنید که شما قصد دارید علت فروش پایین را ریشه یابی کنید و متوجه شوید که کدام فروشنده، فروش کمتری داشته است. می توانید بر روی نمودار کلیک کنید و مقدار فروش بهمن را به تفکیک فروشندگان ببینید. فرض کنید که فروشنده ای که کمترین فروش را داشته، پیدا کردید و می خواهید بدانید که کمترین فروش به ازا کدام محصول و در کدام منطقه صورت گرفته است. مجددا با کلیک بر روی فروشنده، می توانید مقدار فروش به ازا هر منطقه یا محصول را ببینید.
قبل از سیستم های هوش تجاری، وقتی که مدیران، گزارشات را بر روی کاغذ یا به صورت گزارشات ثابت در سیستم های تراکنشی می دیدند و امکان تعامل با گزارشات و ریشه یابی وقایع را نداشتند. در حالی که گزارشات هوش تجاری کاملا پویا و تعاملی است و کاربران می توانند بر روی هر قسمت گزارش کلیک کنند و اطلاعات بیشتری را دریافت کنند. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت ها از هوش تجاری جهت کنترل مخارج استفاده می کنند تا مطمئن شوند که هزینه ها بیشتر از بودجه ای در نظر گرفته شده برای آنها، نشود. به جای انتظار تا پایان سه ماه، جهت دیدن مخارجی که سودآوری را پایین می آورد، دسترسی به موقع به داده مخارج، به مدیر اجازه می دهد تا واحد تجاری پر خرج را شناسایی کند و تصمیم های لازم جهت کنترل مخارج را اتخاذ کند.
