چگونه هوش تجاری ایجاد ارزش می کند (۱)

امکان به کار گیری هوش تجاری در تمامی صنایع و عملیات آنها وجود دارد. تمام افراد داخل سازمان و خارج از سازمان مانند مشتریان و تامین کنندگان می توانند به سامانه هوش کسب و کار دسترسی داشته باشند. همانطور که قبلا نیز اشاره شد، هوش تجاری تنها در صورتی ایجاد ارزش می کند که به صورت موثر توسط افراد به کار گرفته شود. بین استفاده موثر هوش تجاری و کارایی سازمان همبستگی وجود دارد. اما دسترسی بهتر به داده، کارایی را افزایش نمی دهد، بلکه آنچه باعث بهبود کارای می شود، نحوه استفاده از داده توسط شرکت ها است. در این مقاله و چند مقاله آتی به بررسی نحوه ایجاد ارزش توسط هوش تجاری در واحدهای مختلف سازمان می پردازیم

هوش تجاری جهت مدیریت و کنترل
هدف اولیه هوش تجاری در ابتدای تولد آن تهیه اطلاعاتی بود که مدیران بتوانند با استفاده از آن به لحظه از اتفاقات رخ داده در سازمان مطلع شوند. قبل از هوش تجاری، مدیران تا زمان انتشار گزارشات مالی سه ماهه، هیچ اطلاعاتی از سازمان نداشتند و اصطلاحا “پرواز کور” داشتند. با کمک هوش تجاری، اطلاعات در هر زمان در دسترس است. اطلاعاتی مانند:
• مقدار فروش در مناطق مختلف به تفکیک محصولات
• مقدار هزینه در مقایسه با بودجه
• موجودی انبار برای مواد خام یا محصولات
• مقدار فروش در مقابل فروش پیش بینی شده
در صورتی که هر یک از مقادیر بالا، خارج از محدوده مورد انتظار باشد، استفاده کنندگان هوش تجاری می توانند در سامانه کند و کاو کنند و علت را ریشه یابی کنند. به عنوان مثال، فرض کنید که مقدار درآمد در سال های مختلف در سامانه هوش تجاری نمایش داده شده است. درآمد در بهمن ۹۴ بسیار کمتر از ماه های دیگر است. فرض کنید که شما قصد دارید علت فروش پایین را ریشه یابی کنید و متوجه شوید که کدام فروشنده، فروش کمتری داشته است. می توانید بر روی نمودار کلیک کنید و مقدار فروش بهمن را به تفکیک فروشندگان ببینید. فرض کنید که فروشنده ای که کمترین فروش را داشته، پیدا کردید و می خواهید بدانید که کمترین فروش به ازا کدام محصول و در کدام منطقه صورت گرفته است. مجددا با کلیک بر روی فروشنده، می توانید مقدار فروش به ازا هر منطقه یا محصول را ببینید.
قبل از سیستم های هوش تجاری، وقتی که مدیران، گزارشات را بر روی کاغذ یا به صورت گزارشات ثابت در سیستم های تراکنشی می دیدند و امکان تعامل با گزارشات و ریشه یابی وقایع را نداشتند. در حالی که گزارشات هوش تجاری کاملا پویا و تعاملی است و کاربران می توانند بر روی هر قسمت گزارش کلیک کنند و اطلاعات بیشتری را دریافت کنند. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت ها از هوش تجاری جهت کنترل مخارج استفاده می کنند تا مطمئن شوند که هزینه ها بیشتر از بودجه ای در نظر گرفته شده برای آنها، نشود. به جای انتظار تا پایان سه ماه، جهت دیدن مخارجی که سودآوری را پایین می آورد، دسترسی به موقع به داده مخارج، به مدیر اجازه می دهد تا واحد تجاری پر خرج را شناسایی کند و تصمیم های لازم جهت کنترل مخارج را اتخاذ کند.

 

 

هوش تجاری جهت بهبود کارایی
هوش تجاری به سازمان ها کمک می کند تا کارایی را افزایش دهند. کارایی کسب و کار توسط یک سری شاخص های مالی مانند درآمد، حاشیه سود، هزینه … اندازه گیری می شود. در بازاریابی، با شناسایی ویژگی های مشتریان بازار هدف، کارایی یک کمپینگ تبلیغاتی خاص را افزایش داد. حذف کمپینگ های غیر موثر، میلیون ها دلار را برای شرکت ذخیره می کند. شرکت ها با کمک هوش تجاری می توانند درآمد را با فروش جانبی محصولات به مشتریان فعلی افزایش دهند. کارشناسان حسابداری، می تواند با شناسایی مشتریان بدحساب، طول عمر حساب های دریافتنی را کاهش دهد. در تولید، هوش کسب و کار به تحلیل گران کمک میکند تا مشخص کنند چرا یک برنامه تولید از برنامه دیگر کاراتر است.
جهت افزایش کارایی سازمان با کمک سامانه هوش تجاری، ابتدا افراد باید به داده های موجود در سامانه دسترسی داشته باشند سپس باید به تعامل با سامانه بپردازند، داده ها را تحلیل کنند و مشخص کنند که جهت افزایش کارایی چه گام هایی باید برداشته شود. اما متاسفانه بعد از مشخص شدن، گام ها جهت افزایش کارایی، ممکن است افراد به دلایل مالی، فرهنگی و یا سیاسی، از اجرای گام های لازم خودداری نمایند. اگر که سامانه های هوش کسب و کار را جهت افزایش کارایی در شرکت خود به کار می برید، حتما انگیزه های مالی، سیاسی و یا فرهنگی افراد را هم در نظر بگیرید. شرکت هایی را دیده ام که از سامانه هوش تجاری صرفا جهت دسترسی به داده استفاده می کنند و هیچ تصمیم را بر اساس آن اتخاذ نمی کنند و نتایج سامانه هیچ تاثیری بر استراتژی های شرکت ندارد. مسلم است که چنین شرکت هایی نباید انتظار افزایش کارایی شرکت خود، پس از پیاده سازی سامانه هوش تجاری داشته باشند. دوباره تاکید می کنم که افزایش کارایی در صورتی اتفاق می افتد که اولا افراد با سامانه تعامل کنند، ثانیا یافته های به دست آمده از تعامل با سامانه را اجرایی کنند. مواظب انگیزه های افراد باشید. سیستم های هوش کسب و کار شفافیت را به ارمغان می آورد ممکن است افراد زیادی نسبت به این موضوع واکنش نشان بدهند و انگیزه های خرابکاری در آنها تقویت شود.
کلید اصلی موفقیت هوش کسب و کار مقدار اثر آن بر روی کارایی سازمان است.

هوش تجاری در بهبود فرآیند
هر کسب و کار ترکیبی از تعداد زیادی فرآیند است. افراد در هر گام هر فرآیند، می توانند از هوش تجاری جهت تصمیم گیری بهتر استفاده کنند. با کمک هوش تجاری می توان مدت زمان انجام یک فرآیند را اندازه گیری کرد و گلوگاه های فرآیند را شناسایی کرد. به عنوان مثال فرض کنید که شرکت الف شکایات مختلفی در مورد دیر رسیدن سفارشات از مشتریان دریافت کند. با کمک هوش تجاری می توان زمان ورود و خروج هر گام از فرآیند “تولید به حمل و نقل” را تحلیل کند و متوجه شود که گلوگاه سیستم کدام بخش است.

  • در یک شرکت پستی تعداد بسته های ارسالی در هر روز و هر ساعت در سامانه هوش تجاری نمایش داده می شود. کارکنان بر تعداد بسته های ارسالی در روزها و ساعت های مختلف نظارت دارند. هر گونه تغییر در این تعداد منجر به بازبینی مجدد فرآیند ارسال بسته و در نتیجه بهبود جریان کار می شود.
  • در یک شرکت فعال در حوزه نفت و گاز، اغلب جریان وجه نقد مساله ساز بود و این شرکت در دریافت به موقع بدهی های خود مشکل داشت. بررسی فرآیند تحویل گاز به مشتریان با کمک سامانه هوش تجاری نشان داد که اغلب اوقات گاز به موقع به مشتریان تحویل داده می شود اما فاکتور هزینه ها یک هفته بعد برای آنها ارسال می شود و تاخیر صدور فاکتورها دلیل اصلی تاخیر دریافت بدهی ها است.
  • هواپیمایی بویینگ از یک دشبورد تقریبا بلادرنگ جهت دنبال کردن مراحل ساخت هواپیما استفاده می کند. دشبورد اسمبل های اصلی، سفارش قطعات، وضعیت تولید قطعات اصلی و … را نشان می دهد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.