اگر که معماری هوش تجاری را به عنوان موتور یک خودرو در نظر بگیریم، ابزارهای سمت کاربر به عنوان بدنه خودرو در نظر گرفته می‌شود و  نقش مهمی در موفقیت هوش تجاری دارد. توجه داشته باشید که با تعریف هوش تجاری به عنوان مجموعه ای از تکنولوژی ها و فرآیندهایی که امکان دسترسی، تعامل و تحلیل داده را برای  تمام افراد در تمام سطوح سازمان را فراهم می‌کند، هر ابزار سمت کاربری که امکان دسترسی، تعامل و تحلیل داده را فراهم کند، به عنوان زیرمجموعه ای از ابزارهای هوش تجاری در نظر گرفته می شود. ابزارهای سمت کاربر در هوش تجاری در گروه های مختلفی دسته بندی می شوند که عبارتند از:

• ابزار پرس‌و‌جو و گزارش از کسب و کار: با کمک این دسته از ابزارها، کارکنان واحد کسب و کار شخصا گزارش‌های مورد نیاز خود را می سازند و نیازی به مراجعه به واحد آی تی ندارند. برای استفاده از این ابزارها ابتدا تیم آی‌تی و تیم کسب و کار با همکاری هم یک لایه متادیتا و قابل فهم بر روی داده‌های ایجاد می کنند و پس از آن تیم کسب و کار گزارش‌های مورد نیاز خود را با کمک آن لایه متادیتا تهیه میکند. از جمله مهم ترین ابزارهای این حوزه می‌توان به ابزارهای زیر اشاره کرد:

SAP BusinessObjects Web intelligence

IBM Cognos WorkSpace

MicroStrategy Web

 

در تصویر زیر نمونه ای از ابزار پرس‌و‌جو و گزارش از کسب و کار را مشاهده می کنید.

 

 

• کشف بصری داده: این دسته از ابزارها، امکاناتی چون محاسبه در حافظه و بصری سازی را فراهمی می‌کنند و از این طریق امکان کندوکاو و مرور داده‌ها را تسهیل می کنند. چه فرقی با دسته قبلی دارد؟ به دو تفاوت اصلی می توان اشاره کرد. اول این که ابزار پرس‌و‌جو و گزارش از کسب و کار با یک لایه مفهومی و متادیتا کار می‌کرد اما ابزار کشف بصری داده مستقیما با خود داده کار میکند. و دوم این که تمرکز اصلی ابزار کشف بصری داده بر روی بصری سازی و سرعت گزارش‌ها است در حالی که دسته قبلی تمرکز بر روی استقلال تیم کسب و کار از تیم آی تی داشت. از معروف ترین ابزارهای این دسته می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

Tableau

SAS Visual Analytics Explorer

MicroStratgy Visual Insight

SAP Lumira

در تصویر زیر نمونه ای از ابزار کشف بصری داده را مشاهده می کنید.

• دشبورد: استفان فیو، نویسنده چندین کتاب در زمینه دشبورد و مدیر شرکت “لبه مفهومی” دشبورد را اینگونه تعریف می کند: دشبورد نمایش بصری مهم ترین اطلاعاتی است که شما برای رسیدن به یک یا چند هدف به آن نیاز دارید. این اطلاعات در یک صفحه قرار دارند و می توان با یک چشم بهم زدن، آن را نظاره کرد. در تصویر زیر نمونه ای از دشبورد را مشاهده می کنید.

• اسکورکارت: اسکورکارت و دشبورد اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند در حالی که دو موضوع متفاوت هستند. تفاوت اصلی آنها این است که اسکورکارت یک تعداد شاخص را با توجه به مقدار هدف نشان می دهد. در تصویر زیر نمونه ای از اسکورکارت را مشاهده می کنید.

مایکروسافت جهت اضافه کردن قابلیت هوش تجاری به اکسل، یک سری ابزار توسعه داده است که عبارتند از:

• Power Query
• Power Map
• Power View
• Power Pivot

این ابزارها در اکسل ۲۰۱۶ قرار دارند و باید فعال شوند. در ادامه به نحوه فعال سازی هر یک از این ابزارها می‌پردازیم.

Power Query

این ابزار به صورت پیش فرض در اکسل قرار دارد و احتیاج به فعالسازی ندارد. برای استفاده از این ابزار مطابق شکل به تب Data و بعد قسمت Get & Transform مراجعه کنید و پس از آن بر روی گزینه Power Query‌ کلیک کنید.

Data -->> Get & Transform -->> Power Query

Power Map، Power View، Power Pivot

این سه ابزار به صورت پیش فرض در اکسل ۲۰۱۶ قرار دارند اما فعال نیست. برای فعالسازی این سه ابزار مراحل زیر را طی کنید:

1. ابتدا تب File  را انتخاب کنید.
2. از منو باز شده، گزینه Option را انتخاب کنید.
3. در صفحه باز شده گزینه Add-ins را انتخاب کنید.
4. در پنجره سمت راست، قسمت پایین و در قسمت Manage‌ گزینه Com Add-ins این را انتخاب کنید.
5. در پنجره باز شده، سه گزینه Microsoft Power Map for Excel، Microsoft Power View for Excel، Microsoft Power Pivot for Excel را انتخاب کنید.

این سه ابزار به محیط اکسل اضافه می شوند. در ادامه آموزش تصویری این سه ابزار را مشاهده می‌کنید.

در سال های اولیه تولد هوش تجاری، پس از استقرار موفق هوش تجاری در سازمان‌ها و پس از آنکه مدیران با سرعت، دقت و دیگر قابلیت های هوش تجاری آشنا میشدند، تعداد زیادی درخواست طراحی دشبورد و شاخص به تیم هوش تجاری اعلام می شد و تیم هوش تجاری پس از مدت کوتاهی با کوهی از درخواست ها مواجه میشدند که پاسخ دهی به آنها بسیار زمانبر و هزینه بر بود. در اینجا بود که ایده هوش تجاری سلف سرویس مطرح شد. موسسه گارتنر هوش تجاری سلف سرویس را این گونه تعریف می کند: هوش تجاری سلف سرویس ابزار و معماری است که کاربران می توانند گزارشات و تحلیل های مورد نیاز خود را با کمک آن و بدون مراجعه به تیم آی تی، طراحی کنند.

در حال حاضر ارائه هوش تجاری سلف سرویس اولویت اول بسیاری از تیم های هوش تجاری است چون تصور کلی آن است که اگر کاربران به راحتی به ابزار هوش تجاری دسترسی داشته باشند، می توانند سوالات مربوط به کسب و کارشان را بدون مراجعه به تیم آی تی شرکت برطرف کنند. از طرف دیگر تیم آی تی شرکت  هم با کوهی از درخواست ها و گزارشات مواجه نمی شود. اما در عمل اغلب این اتفاق نمی افتد و هوش تجاری سلف سرویس به عوامل مختلفی مثل کارکنان، پیچیدگی کسب و کار و داده ها و … بستگی دارد.

برای آنکه بدانید چه دسته‌ای از کاربران بهترین کاندید برای استفاده از هوش تجاری سلف سرویس هستند، ابتدا باید انواع کاربران هوش تجاری و نحوه ارتباط آنها را با سامانه هوش تجاری بشناسید. در تصویر زیر طیف انواع کاربران هوش تجاری را مشاهده می کنید. تفاوت انواع کاربران هوش تجاری با توجه به درجه دانش فنی کاربر، میزان نیاز به بخش آی تی و پیچیدگی گزارش‌های مورد نیاز مشخص می شود. به عنوان مثال کاربری را تصور کنید که به اس کیو ال مسلط است و به دیتابیس شرکت هم دسترسی دارد. این کاربر به راحتی هر گزارشی که نیاز دارد را بدون درخواست از آی تی شرکت تهیه می‌کند. این دسته از کاربر در یک سمت طیف قرار داردند و از آنجاییکه هم مهارت و هم اجازه دسترسی به همه داده‌ها را دارند در تصویر زیر با نام “دسترسی به همه داده ها“ مشخص شده اند. از طرف دیگر، کاربرانی قرار دارند که تقریبا هیچ دانش اس کیو ال ندارند و به دیتابیس شرکت هم دسترسی ندارند. افرادی مثل راننده های شرکت، فروشند ها و اپراتورهای مرکز تماس. این دسته کاربران فقط گزارشات و دشبوردهای ثابت را مشاهده می کنند و اطلاعاتی مانند تعداد مشتریان، میزان سفارشات فروش و … را با توجه به منطقه و زمان فیلتر می کنند. این نوع از کاربران هوش تجاری در سر دیگر طیف قرار دارد و با نام “دیدن گزارشات” مشخص شده اند.

کاربران مربوط به قسمت “دسترسی به همه داده ها“ اغلب برای یافتن پاسخ‌ها سوالات کسب و کار و تهیه گزارشات خود به تیم هوش تجاری نیاز ندارند و می‌توانند به راحتی گزارشات مورد نظر خود را شخصا تهیه کنند. در مورد کاربران مربوط به قسمت “دیدن گزارشات” نیز اغلب اوقات به گزارشات پیچیده‌ای نیاز ندارند و در اکثر موارد تیم هوش تجاری پیشتر درگیر گزارشات این چنینی شده است و از قبل آنها را طراحی و پیاده سازی کرده است.

کاربران مربوط به سه دسته “کوئری از داده‌های تمیز” و “مرور تصویری داده‌ها” و “دیدن اطلاعات در یک چشم بهم زدن” اغلب نیاز دارند که گزارشات و کوئری‌های خود را بنویسند و در عین حال هیچ دانش اس‌کیو‌ال ندارند. این دسته از کاربران بیشترین بهره را از هوش تجاری سلف سرویس می برند و بهترین کاندیدهای استفاده از هوش تجاری سلف سرویس هستند.

در مقالات بعدی به بررسی بیشتر این سه دسته می پردازیم.